Facturación Electrónica 2025: Guía Rápida para Entender la Nueva Normativa
La digitalización de la economía avanza con paso firme, y uno de los cambios más relevantes a corto plazo será la implantación generalizada de la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España. Aunque el año 2025 aparece como una referencia clave, conviene matizar que, en la práctica, la obligatoriedad se extenderá progresivamente hasta 2026 o incluso 2027 para la mayoría de los negocios.
Este cambio normativo viene de la mano de la Ley “Crea y Crece”, una iniciativa que busca mejorar el tejido empresarial, reducir la morosidad y adaptar las prácticas administrativas al siglo XXI. Para ello, vamos a repasar en qué consiste exactamente la factura electrónica, por qué se está impulsando ahora y qué deben saber las empresas para prepararse correctamente.
¿Qué es la Factura Electrónica y por qué es ahora?
La factura electrónica es mucho más que un simple documento en formato PDF. Se trata de un archivo digital con plena validez legal, que debe ser emitido, transmitido y recibido mediante medios electrónicos. Lo que caracteriza a una factura electrónica auténtica es que cumple con tres condiciones básicas: debe ser legible tanto por personas como por sistemas informáticos, debe garantizar la autenticidad de su origen (es decir, quién la emite) y debe asegurar que su contenido no ha sido modificado tras su creación.
¿Por qué este cambio ahora? La transformación responde a una necesidad de modernización y transparencia. La digitalización permite ganar eficiencia, reducir costes, minimizar errores y tener un mayor control sobre las operaciones comerciales. Además, forma parte de una estrategia más amplia que busca combatir la morosidad, un problema crónico del tejido empresarial español.
Si deseas profundizar en los aspectos técnicos y operativos de este cambio, imprescindible si te encuentras entre "los afectados", existen recursos especializados sobre cómo funciona la facturación electrónica, que explican su implementación con detalle.
La Ley "Crea y Crece": el impulso definitivo
Aprobada el 28 de septiembre de 2022, la Ley 18/2022 — popularmente conocida como “Crea y Crece” — es el instrumento legislativo que impulsa de forma definitiva la factura electrónica en España. Su objetivo es doble. Por un lado, facilitar la creación y el desarrollo de empresas y, por otro, combatir la morosidad en las operaciones comerciales promoviendo mayor transparencia y trazabilidad.
Uno de los elementos centrales de esta ley es que establece la obligatoriedad de utilizar factura electrónica en todas las relaciones B2B (Business to Business), es decir, entre empresas y autónomos. Se trata de un salto cualitativo con respecto al sistema actual, donde la facturación electrónica era habitual solo en los contratos con la administración pública.
Al mismo tiempo, esta normativa no llega sola. Se complementa con otras iniciativas como la Ley Antifraude y el sistema Verifactu, enfocado a controlar y certificar los programas de facturación para evitar manipulaciones.
Eso sí, aunque la ley ya está aprobada, sus efectos reales dependen de un reglamento de desarrollo que aún no se ha publicado de forma definitiva. Este retraso en la regulación concreta ha provocado que los plazos iniciales se desplacen.
Calendario de obligatoriedad: más allá del 2025
Aunque el debate público sitúa 2025 como el año de referencia, lo cierto es que la mayoría de las empresas no estarán obligadas a facturar electrónicamente hasta 2026 o incluso 2027. Todo depende de cuándo se publique oficialmente el reglamento técnico de la ley.
Por el momento, la facturación electrónica ya es obligatoria desde hace años para las relaciones con la administración pública, lo que se conoce como entorno B2G. Sin embargo, el salto al ámbito entre empresas es mucho más ambicioso y complejo.
Los nuevos plazos quedan establecidos de la siguiente manera:
- Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse a la nueva normativa un año después de la publicación oficial del reglamento. Si este se publica a finales de 2025, su aplicación efectiva podría no comenzar hasta 2026 o incluso más adelante.
- Empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones: tendrán un plazo de dos años desde la entrada en vigor del reglamento para empezar a facturar electrónicamente. Esto situaría la fecha en algún punto de 2027, según las previsiones actuales.
Pero la normativa no se limita a la emisión y recepción de facturas. También exige que las empresas comuniquen electrónicamente el estado de cada factura —aceptación, rechazo, pago parcial o total— a la Agencia Tributaria en un máximo de cuatro días naturales desde que ocurra el evento correspondiente. Este control adicional refuerza la trazabilidad de los pagos y es uno de los mecanismos que persiguen reducir la morosidad.
¿Quiénes están exentos o tienen particularidades?
No todas las operaciones comerciales estarán sujetas a esta obligación. Las ventas a consumidores finales no requieren factura electrónica en la mayoría de los casos. Bastará con una factura simplificada o un ticket convencional.
También quedan fuera de esta normativa aquellas transacciones en las que una de las partes no tenga sede o establecimiento permanente en España. Más allá de estas excepciones principales, podría haber otras particularidades que el reglamento acabe detallando.
Beneficios clave de la Factura Electrónica
La transición a la factura electrónica no solo responde a exigencias legales, sino que también ofrece beneficios concretos para las empresas:
- Eficiencia operativa: al eliminar el papel y automatizar procesos, se reducen errores y tiempos administrativos.
- Control y seguimiento: la trazabilidad de las facturas permite una mejor gestión del cobro y de la tesorería.
- Seguridad jurídica: las operaciones quedan registradas con mayor transparencia, facilitando el cumplimiento normativo.
- Sostenibilidad: se reduce el consumo de papel y la huella ecológica del proceso administrativo.
Cómo prepararse para el cambio
Aunque los plazos se hayan retrasado, no conviene esperar al último momento. Cuanto antes se adapten las empresas, más fácil será gestionar el cambio.
Para ello, algunas recomendaciones prácticas pasarían por adoptar un software de facturación electrónica compatible con Verifactu; formar a los equipos en los nuevos procesos y requisitos; y comunicar los cambios a proveedores y clientes para facilitar la transición. De esta manera las empresas y autónomos no tendrán problemas llegado el momento.
La implantación de la factura electrónica es un paso decisivo hacia una economía más moderna, eficiente y transparente. Aunque su obligatoriedad no será total hasta dentro de unos años, conviene comenzar a adaptarse cuanto antes para evitar contratiempos. Más allá del cumplimiento legal, se trata de una oportunidad para mejorar procesos internos, ahorrar costes y avanzar hacia una gestión más profesionalizada del negocio.